Einführung: Dokumentenmanagement

Dokumente und die damit einhergehenden Abläufe haben in den letzten Jahrzehnten stetig an Bedeutung gewonnen. Grund hierfür ist nicht nur deren permanent anwachsende Menge, sondern auch die zunehmende Formalisierung der Unternehmensabläufe, egal ob es sich dabei um Prozesse für Urlaubsanträge, Angebotsprüfung oder Rechnungsprüfung handelt. Hinzu kommt, dass durch die zunehmende Digitalisierung aller Geschäftsbereiche verstärkt auch weniger strukturierte Dokumente (z.B. Verträge, Korrespondenz, E-Mails, Homepages, Blogs) und Mediendaten (z.B. Grafiken, Fotos, Filme) erschlossen werden.

Wie mannigfaltig sich das Zusammenspiel von Prozessen und Dokumenten heutzutage darstellt, zeigt das Beispiel E-Mails. Sie dienen nicht nur als reines Kommunikationsmittel, sondern auch zur Übermittlung von weiteren Dokumenten in Form von Anhängen oder Hyperlinks. Nicht selten werden ganze Prozessketten durch E-Mails angestoßen und relevante Unterlagen als Anhang gleich mitgeliefert.

Dokumente sind für den inner- und zwischenbetrieblichen Informationsfluss, für die Informationsspeicherung und das Wissensmanagement entscheidend. Ihre Erscheinungsformen sind vielfältig: Elektronisch oder papierbasiert, mit unterschiedlichen, zum Teil gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, und Umfängen, die vom einfachen Memo, über Geschäftskorrespondenz und Verträge bis hin zu umfangreichen Produktdokumentationen inklusive technischer Zeichnungen und Stücklisten reichen.

Auch wenn das „Digital Office“ und der „Digital Workplace“ mehr und mehr zum Zielbild geworden sind: In den meisten Unternehmen verwenden Mitarbeiter immer noch den größten Teil ihrer Arbeitszeit darauf, Bestellaufträge, Lieferverträge, Personalakten, Rechnungen, Kundenakten oder andere geschäftskritische Dokumente in Papierform zu bearbeiten. Hierzu zählt auch, Papierdokumente einzuscannen und in einer Fileserver-Struktur abzulegen, Rechnungen, Anträge etc. auszudrucken und diese zur Freigabe dem jeweiligen Verantwortlichen vorzulegen.

Realistischen Schätzungen nach verbringen Mitarbeiter bis zu 20 Prozent des Arbeitstages mit dem Suchen und Wiederbeschaffen von bereits bestehenden Informationen. Und mehr als 30 Prozent der Zeit werden für die Aufarbeitung von Informationen veranschlagt. Hier ist also ein erhebliches Einspar-Potenzial an Zeit und auch Geld vorhanden.

Eine neue Brisanz hat dieses Festhalten an papierbasierten Abläufen in Zeiten der Corona-Pandemie erhalten. Das „Digital Office“ und der „Digital Workplace“ mussten zwangsläufig in vielen Unternehmen quasi über nacht Realität werden. Für die Unternehmen, die bereits begonnen hatten, ihre Prozesse durchgängig zu digitalisieren oder sogar schon recht weit damit gekommen sind, kann die derzeitige Krise als Stresstest für die Abläufe sowie für die eingesetzte Hard- und Software gelten. Dort, wo es noch viele oder sogar ausschließlich papierbasierte Prozesse gibt, müssen unter enormem Zeitdruck Lösungen gefunden werden, um zumindest die geschäftskritischen Vorgänge auf digitalem Wege zu bearbeiten.

Dass dabei anfänglich mehr Wert auf Pragmatismus gelegt wurde als auf Nachhaltigkeit, ist verständlich und unter den gegebenen Umständen wohl kaum zu hinterfragen. Dabei darf es aber nicht bleiben! Die neu geschaffenen Lösungswege müssen möglichst bald auf ihre Effizienz und „Zukunftsfähigkeit“ überprüft werden: Laufen die Prozesse, so wie sie adhoc eingerichtet wurden, reibungslos? Sind sie auch für die Zeit nach der Krise geeignet? Wo gibt es Lücken in der Software-Unterstützung? Wo gibt es Optimierungspotenzial?

In vielen Unternehmen wird in diesem Zusammenhang der Bedarf an neuen digitalen Lösungen, wie z.B. ECM, Dokumentenmanagement oder auch Hardware, wie Scanner und moderne Druckersysteme deutlich werden. ECM-Lösungen, beispielsweise, verbinden Prozesse mit Informationen und Dokumenten, verwalten diese und geben sie bei Bedarf auch wieder aus. Hinter solchen ECM-Lösungen steckt demnach weitaus mehr als nur einfache Technologie: Sie sind auch Strategie bzw. Verwaltungskonzept, das abteilungsübergreifend Unternehmenswissen sichert, Geschäftsprozesse durch unternehmensweiten und einfachen Zugriff auf Informationen beschleunigt und nicht zuletzt auch Kosten senkt – nicht nur in Krisenzeiten.

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