Das betriebliche Controlling hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt: Während in der Vergangenheit die Kontrollfunktion als die wichtigste Aufgabe eines Controllers angesehen wurde, steht heute die Vorlage von Informationen für die Unternehmenssteuerung im Vordergrund. Dabei geht es um die Auswertung der Zahlen aus dem täglichen Geschäft und deren Nutzung für mittel- und langfristige Strategien sowie das Gegenüberstellen verschiedener Szenarien mit unterschiedlichen Lösungsansätzen.
Das englische Wort „to control“ bedeutet im Kern „steuern“, der Controller wird daher häufig auch als Navigator oder Lotse bezeichnet, der den „Kapitän“ des Unternehmens bei seiner Entscheidungsfindung unterstützt. Dabei standen in der Vergangenheit insbesondere die Funktionen Planung, Informationsgewinnung, Kontrolle und Steuerung im Vordergrund:
- Planung: Im Controlling werden Budgets aufgestellt, Liquiditätsplanungen entworfen und die Zusammenarbeit zwischen den Unternehmensteilen bei der Umsetzung der Pläne koordiniert.
- Information: Grundlage des Controllings sind zunächst die in den Fachbereichen erfassten Daten.
- Kontrolle und Analyse: it Hilfe des Vergleichs zwischen Plan- und Ist-Zahlen erstellt der Controller eine Abweichungsanalyse und sucht Ursachen für die ermittelten Differenzen.
- Steuerung: Die gezielt aufbereiteten Daten des Controllings bereiten die Entscheidungen des Managements vor. Controller nutzen die Ergebnisse ihrer Abweichungsanalysen für die Weiterführung ihrer Planungen, zeigen unterschiedliche Lösungsansätze für die Überwindung von Hemmnissen auf und errechnen wirtschaftliche Konsequenzen daraus.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den riesigen Datenmengen, die Unternehmen heutzutage häufig in Echtzeit sammeln (Stichwort: Big Data) hat sich das Stellen-Profil des Controllers gewandelt. Zahlreiche Unternehmen beschäftigen sich mit dem Thema Business Intelligence, um die vorhandenen Daten im Haus zu optimieren bzw. weitere Daten zu generieren. Damit reagieren sie einerseits auf die steigende Komplexität der Entscheidungsprozesse, die u.a. durch die stärkere Vernetzung der Fachgebiete entsteht: Es wird immer schwieriger, sich einen vollständigen und vor allem verlässlichen Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen und die Risiken bei Entscheidungen nehmen zu. So wächst auch das Gefühl der Unsicherheit bei einzelnen Managern. Um dieses Gefühl der Unsicherheit zu reduzieren, werden zunehmend Daten gesammelt und analysiert. Andererseits wirken die verbesserten technischen Möglichkeiten selbst als Treiber: Rechner und Software sind heute in der Lage, unvorstellbare Datenmengen wesentlich schneller zu verarbeiten als früher. Diese Möglichkeit lässt die Begehrlichkeiten des Managements hinsichtlich der Datenanalyse deutlich wachsen.
Die Aufgabe des Controllings besteht dadurch immer mehr darin, in Zusammenarbeit mit den IT-Spezialisten aus der Flut der Daten diejenigen herauszufiltern, die für das Unternehmen bzw. die einzelnen Fachbereiche relevant sind, sinnvolle Kennzahlen zu ermitteln und übersichtliche Reports für das Management aufzubauen. Das Controlling übernimmt in diesem Sinne eine Schnittstellen- und Kommunikationsfunktion zwischen IT und Management, indem es große Zahlenmengen aus den IT-Systemen in relevante Steuerungsinformationen für das Management umwandelt. Um diese Aufgabe umfassend zu erfüllen, muss das Controlling nicht nur verstärkt mit der IT zusammenarbeiten, sondern sich auch verstärkt mit den Aufgaben und Prozessen in den verschiedenen Geschäftsbereichen auseinandersetzen. Angesichts der wachsenden Dynamik der Märkte wird es dabei immer mehr darum gehen, Controlling-Systeme und Standards zu entwickeln, die – unterstützt von IT-Tools – auf Veränderungen im Umfeld flexibel und schnell reagieren können.
Controllinginstrumente
Controllinginstrumente sind unterschiedliche methodische, sachliche oder technische Hilfsmittel und Modelle, die Informationen erfassen, strukturieren und nach der gründlichen Analyse auswerten. Die verschiedenen Instrumente im Controlling dienen der Analyse, der Entscheidungsfindung und zur Prognose.
Im operativen Controlling geht es um quantitative Kennzahlen, die beschreiben, wie rentabel ein Unternehmen arbeitet. Zu den Controllinginstrumenten im operativen Controlling zählen unter anderem die Budgetierung, die Break-Even-Analyse, der Soll-Ist-Vergleich und die ABC-Analyse. Auch Kennzahlensysteme, die ROI-Analyse und die (mehrstufige) Deckungsbeitragsrechnung sind wichtige Instrumente in diesem Bereich.
Im strategischen Controlling geht es um die langfristige Planung und Kontrolle. Eine wichtige Rolle spielen unter anderem wirtschaftliche, aber auch politische und rechtliche Rahmenbedingungen. Mit deren Analyse ist es möglich, geänderte Rahmenbedingungen schon frühzeitig einzubeziehen und damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten. Zu den strategischen Controllinginstrumenten zählen unter anderem Portfolioanalysen, die SWOT-Analyse, Benchmarking, die GAP-Analyse und die Balanced Scorecard. In zunehmendem Maße werden diese Systeme ergänzt durch Verfahren, die die Unsicherheit über zukünftige Entwicklungen stärker berücksichtigen, z. B. mit Hilfe von Risikomaßen und Simulationstechniken.
Controlling-Software
Laut der aktuellen Studie „ERP in der Praxis 2020/2021“ setzen mehr als 80% der Unternehmen heutzutage Software zur Unterstützung des Controllings ein. In den meisten Fällen wird dabei das Controlling-Modul des eingesetzten ERP-Systems genutzt (57,2%). Andere Business Software Lösungen, darunter auch Controlling-Spezialsysteme, werden von 15% der Unternehmen genutzt, gut 8% arbeiten mit Eigenentwicklungen oder Office-Lösungen.
Ein ERP-System bietet den Vorteil, dass es alle wichtigen Prozesse des Unternehmens abbildet und alle Informationen in ihm zusammenlaufen. D.h. das Controlling-Modul kann ohne zusätzliche Schnittstelle direkt auf alle relevanten Daten zugreifen, was Zeit und Aufwand spart und Informationsverlust verhindert. Eigenentwicklungen und Office-Lösungen – meist auf der Basis von Microsoft Excel – sind flexibel auf die Anforderungen des Unternehmens anpassbar. Spezialsysteme für das Controlling bieten meist umfassendere Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten der Ergebnisse. Welche Art der Lösung die beste für das eigene Unternehmen ist, lässt sich nicht pauschal beantworten und hängt unter anderem von der vorhandenen Software-Landschaft und der benötigten Funktionalität ab.