Dem „Digital Office“ einen großen Schritt näher

Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“: Hohe Investitionsquote für Enterprise Content Systeme (ECM) bei mittelständischen Unternehmen

Rechnungen werden per E-Mail versandt, Akten elektronisch archiviert, verteilte Teams arbeiten von unterschiedlichen Standorten aus zusammen an Dokumenten: Das digitale Büro erobert den Mittelstand.

Die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ liefert eine Bestandsaufnahme zur Umsetzung des digitalen Büros in Deutschland. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von Enterprise Content Management ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Die Studie zeigt dabei deutlich, dass die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen nicht nur in den Köpfen des Mittelstandes angekommen ist, sondern dass der Mittelstand auch auf immer breiterer Front aktiv wird und in die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse investiert. Die ECM-Studie wurde vom Bitkom Arbeitskreis Markt & Strategie mit Unterstützung der Trovarit AG bereits zum vierten Mal durchgeführt.

Das analoge Büro war gestern – das lässt sich aus den Aussagen von 613 mittelständischen Unternehmen, die an der Studie „Digital Office im Mittelstand“ teilgenommen haben, ablesen: Fast jedes vierte Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (23 Prozent) gibt an, in nächster Zeit Investitionen in eine umfassende Softwarelösung für die digitale Dokumentenverwaltung tätigen zu wollen. Das sind 5 Prozentpunkte mehr als noch im Jahr 2017, als lediglich 18 Prozent angaben, in diesen Bereich investieren zu wollen. Weitere 7 Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Das ist eine außerordentlich hohe Investitionsquote. Offensichtlich werden in den Unternehmen erhebliche Effizienzpotenziale gesehen, die seitens der Unternehmen nun in Angriff genommen werden. Gleichzeitig motivieren steigende Anforderungen an die Datensicherheit und eine rechtskonforme Aufbewahrung von Dokumenten verstärkt Investitionen in das digitale Büro.

Grafik: Geplante Investitionen in eine umfassende Lösung - Quelle: bitkom

In diesem Zusammenhang konstatieren die Studieninitiatoren auch, dass die 2017 festgestellte „Digitalisierungslücke“ zwischen Mittelstand und größeren Unternehmen innerhalb des relativ kurzen Zeitraumes von zwei Jahren schon ein ganzes Stück geschlossen werden konnte: Setzten 2017 nur 11 Prozent der Mittelständler unternehmensweit ECM-Software ein, waren es 2019 immerhin schon ca. 19 Prozent. Immerhin nutzt etwa ein weiteres Viertel der mittelständischen Unternehmen ECM-Software mittlerweile zumindest für ausgewählte Unternehmens- bzw. Aufgabenbereiche. Auch dies bedeutet eine spürbare Ausweitung im Vergleich zur Voruntersuchung. Die Verbreitung von ECM-Software in größeren Unternehmen liegt dagegen bei 96 Prozent. Für diesen Unterschied lassen sich verschiedene Ursachen anführen: Größere Unternehmen weisen oft ein deutlich größeres Dokumentenvolumen, eine größere Komplexität der Organisationsstrukturen und eine stärkere Formalisierung der Abläufe auf. Das führt insgesamt zu erheblichem Effizienzpotenzial durch den Einsatz von ECM-Software. Kleinere Unternehmen haben zwar ebenso mit einer Zunahme der Papierflut zu kämpfen. Hier fällt das Potenzial zur Kosten- und Aufwandsverringerung durch den Einsatz von ECM-Software aber insgesamt geringer aus, so dass der Handlungsbedarf bis dato nicht ganz so hoch war.

Die Verbreitung von ECM-Software im Mittelstand hängt natürlich maßgeblich von dem Nutzen ab, den mittelständische Unternehmen durch deren Einsatz erzielen. Im Mittelstand motivieren vor allem Effizienzsteigerungen („schneller Zugriff auf Informationen“ und „Geringere Kosten für die Handhabung von Dokumenten“), besserer „Schutz vor Datenverlust“ und eine „verbesserte Compliance“ zur Investition in ECM-Software. Aber auch eine „höhere Datenintegration“ als Basis der Digitalisierung findet sich mittlerweile ganz oben auf der Agenda. Mit Blick auf die Compliance schlägt vor allem ein spürbarer Beitrag zur Steigerung der Datensicherheit zu Buche, den 78 Prozent der ECM-Anwender im Mittelstand zu Protokoll geben. Hinzu kommt der Beitrag der ECM-Software zur „Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien“ (60 %), die sicher mehrheitlich im Zusammenhang mit der Notwendigkeit zur revisionssicheren Archivierung zu sehen sind. Themen wie „Mobilität“, „Prozessautomatisierung“, „Compliance“ sowie „Daten- und Prozessintegration“ werden von größeren Unternehmen in weitaus höherem Maße als Nutzen wahrgenommen als im Mittelstand. Dies ist insofern nachvollziehbar, als die entsprechenden Herausforderungen bei größeren Unternehmen angesichts deren struktureller Komplexität meist weitaus größer sind. Gleichzeitig sind aber auch die in diesen Unternehmen eingesetzten Lösungsszenarien und Produkte stärker auf derartige Herausforderungen zugeschnitten.

Grafik Nutzen von DMS-/ECM-Lösungen - Quelle: bitkom

Die Studie zeigt insgesamt, dass der Markt zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen im Mittelstand durchaus Besonderheiten aufweist, die eng mit typischen Eigenschaften des Mittelstands verknüpft sind: Verantwortungsvoll, effizient und eine durchaus wohlüberlegte Sicht auf die wirtschaftliche Notwendigkeit von IT-Investitionen. Die in der Vergangenheit oft festgestellte Zurückhaltung in Sachen ECM-Software hat der Mittelstand in letzter Zeit abgelegt. Auch wenn der Weg bis zur vollständigen Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen im Mittelstand noch weit ist – der Mittelstand hat in der jüngeren Vergangenheit erste Etappen gemeistert.

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